Wie erreicht man dich am besten? –Warum es sinnvoll ist, die Kommunikationspräferenzen von Kolleginnen und Kollegen zu kennen 

Wer kennt sie nicht? Sprachnachrichten via WhatsApp, die gerne mal länger als 3 Minuten dauern und für deren Beantwortung Stift und Zettel parat liegen müssen. Was für manche Menschen eine gute Form der Kommunikation sein kann, treibt andere an den Rand des Wahnsinns.

Vor allem während der Arbeit vom Homeoffice aus ist die Arbeit durch die Nutzung digitaler Kommunikationskanäle geprägt. Den Austausch so effektiv wie möglich zu gestalten, ist ein wichtiger Faktor. Ein wenig beachteter Aspekt ist das Verständnis der individuellen Kommunikationspräferenzen von Kolleginnen und Kollegen, aber auch vom Vorgesetzten. 

Aber es gibt gute Gründe, sich danach zu erkundigen, wie der Kollege oder die Kollegin am besten erreicht werden kann beziehungsweise welcher der präferierte Kommunikationsweg ist. Denn jeder Mensch hat unterschiedliche Vorlieben, wenn es um Kommunikationskanäle und -methoden geht.

Das sind 4 gute Gründe, warum es sich lohnt die Kommunikationspräferenz zu kennen und zu berücksichtigen:

1. Effizienzsteigerung

Manche bevorzugen E-Mails, weil eine E-Mail keine direkte, unmittelbare Antwort erfordert, sondern dem Empfänger oder der Empfängerin Zeit zum Nachdenken gibt, während andere den direkten, unmittelbaren Austausch via Telefon oder Videokonferenz schätzen. In dem man diese Präferenzen kennt und respektiert, kann die Kommunikation reibungsloser und effizienter gestaltet werden. 

• Förderung der Zusammenarbeit

Außerdem hat die Berücksichtigung des präferierten Kommunikationskanals einen positiven Effekt auf die Zusammenarbeit im Team allgemein. Denn eine respektvolle und auf individuelle Bedürfnisse eingehende Kommunikation leistet einen Beitrag zu einem positiven Arbeitsumfeld, und kann Einfluss darauf haben, dass sich Beteiligte wertgeschätzt und verstanden fühlen. 

• Reduzierung von Stress und Missverständnissen 

Und auch Missverständnissen kann vorgebeugt werden, denn unterschiedliche Kommunikationsstile wirken individuell unterschiedlich. Wenn beispielsweise eine Person kurze und prägnante E-Mails bevorzugt, während eine andere ausführliche Videokonferenzen präferiert, kann dies zu Frustration führen. 

• Rücksicht 

Inklusion und Diversität haben in modernen Arbeitsumgebungen Bedeutung. Verschiedene Menschen haben unterschiedliche Bedürfnisse und Herausforderungen, wenn es um Kommunikation geht. Einige könnten zum Beispiel durch körperliche Einschränkungen oder Sprachbarrieren bestimmte Kommunikationswege bevorzugen. Indem man diese Bedürfnisse respektiert und berücksichtigt, schafft man ein integratives und gerechteres Arbeitsumfeld.

Wenn jede Person im Team weiß – ob im Homeoffice oder nicht – wie sie ihre Nachrichten den Teammitgliedern „übermittelt“ aber umgekehrt auch gesagt hat, wie sie Nachrichten am liebsten „empfängt“, hilft das dabei, Aufgaben effizienter zu erledigen und im Team erfolgreicher zu sein.

Und  wie stellt man sicher, dass Kommunikation entlang der Präferenzen der Teammitglieder laufen – ganz einfach: In dem diese Frage Bestandteil des Onboarding ist, aber auch regelmäßig innerhalb des Teams besprochen wird.